Verantwoordelijkheid kun je niet uitbesteden

Voor mij is een belangrijk onderdeel van project- en interimmanagement dat je verantwoordelijkheid blijft nemen voor het eindresultaat.

Je kunt goede mensen inhuren. Een bureau inschakelen. Specialisten om je heen verzamelen.

Maar daarmee draag je die verantwoordelijkheid niet over.

En soms betekent dat dat je moet ingrijpen. Dat je werk anders moet verdelen. Of een ongemakkelijk gesprek moet voeren over kwaliteit, afspraken of geld.

Bij een glossy magazine waarvoor ik als projectleider verantwoordelijk was voor de exploitatie en productie, kwam dat allemaal een keer samen.

HET VERHAAL KLOPTE NIET

Voor een van de edities moesten we op zoek naar een nieuwe tekstschrijver.

Via ons netwerk kwamen we in contact met een ervaren copywriter. De gesprekken waren goed, zijn ervaring leek aan te sluiten en we besloten met hem aan de slag te gaan.

Al na de eerste interviews kwamen er signalen vanuit de ondernemers.

“Ik herken mezelf niet in het verhaal.”

Een artikel werd aangepast.

Maar de feedback bleef.

En het bleef niet bij één ondernemer.

Dat begon een serieus probleem te worden.

De interviews, fotografie en teksten werden bewust in een korte periode geproduceerd. Daarna moest alles naar vormgeving en productie. Iedere vertraging werkte direct door in de rest van de planning.

Omdat ik voor de interviews ook de fotografie verzorgde, besloot ik met de tekstschrijver mee te gaan.

Ik wilde zelf zien wat er gebeurde.

Tijdens het gesprek werd het probleem vrij snel zichtbaar.

De ondernemer vertelde zijn verhaal, maar ik zag weinig daarvan terugkomen in de vragen en uiteindelijk in de tekst. Het leek alsof het verhaal vooraf al grotendeels vaststond.

Dat botste precies met wat het magazine nodig had.

De kracht van de artikelen zat juist in de persoonlijke verhalen van de ondernemers. Hun motivatie, vakmanschap en kijk op hun werk moesten herkenbaar blijven.

Als zij zichzelf niet herkenden in het eindresultaat, hadden we een probleem.

WIE KAN HET WEL?

De eenvoudigste beslissing was geweest om de samenwerking direct te beëindigen.

Maar daar was het magazine niet mee geholpen.

En de tekstschrijver kon wel degelijk schrijven.

Daarom heb ik het werk opnieuw verdeeld.

De persoonlijke interviews gingen naar een tekstschrijver die eerdere edities had gemaakt en het karakter van het magazine goed kende.

De nieuwe copywriter bleef betrokken bij teksten waarvoor minder interview en interpretatie nodig waren: algemene artikelen, events, product- en stylingonderwerpen.

Zo kon hij zijn kwaliteiten blijven inzetten zonder dat het probleem zich bleef herhalen.

Daar hoorde ook een zakelijk gesprek bij over wat er niet goed ging en hoe we de samenwerking financieel zouden afronden.

Niet het leukste gesprek.

Wel noodzakelijk.

HET MAGAZINE MOEST GEWOON VERSCHIJNEN

De interviews werden opnieuw opgepakt. De ondernemers kregen verhalen waarin zij zichzelf wel herkenden.

De planning bleef overeind.

Het budget bleef onder controle.

En het magazine verscheen.

Achteraf zit voor mij de belangrijkste les niet in het feit dat we aanvankelijk de verkeerde persoon voor een deel van het werk hadden gekozen.

Dat kan gebeuren.

Zeker wanneer je werkt met externe bureaus, freelancers en specialisten weet je vooraf nooit precies hoe iemand binnen een team of project zal functioneren.

De verantwoordelijkheid begint juist wanneer blijkt dat het niet werkt.

Op tijd zien wat er gebeurt. Een beslissing nemen. En zorgen dat het geheel verder kan.

Make it happen.

Geschreven door Daan Barnhoorn.